---

POLITICA OC PGSP

Politica strategică a Organismului de Certificare a produselor cu grad sporit de pericol (OC PGSP) din cadrul „Centrului Tehnic pentru Securitate Industrială şi Certificare" SRL este de a menţine şi de a îmbunătăţi permanent activităţile sale şi procesul de prestare a serviciilor în scopul demonstrării, că organismul de certificare menţine o poziţie de terţă parte aplicând un proces de certificare consecvent şi demn de încredere, facilitând astfel acceptarea acestuia la nivel naţional şi internaţional şi astfel înlesnind comerţul pe piaţa internă şi externă.
Organismul de certificare, la toate nivele structurale, concentrează eforturile sale în scopul asigurării satisfacţiei clientului prin îndeplinirea solicitărilor acestuia, dar care nu intră în contradicţie cu legislaţia şi documentaţia normativă în vigoare.

OC PGSP stabileşte următoarele obiective:
- Îmbunătăţirea efectuării proceselor de certificare în conformitate cu SM EN ISO/CEI 17065:2013, SM SR EN ISO/CEI 17067:2014 şi Legea privind activităţile de acreditare şi de evaluare a conformităţii nr.235 din 01.12.2011 cu modificări;
- Extinderea / restrîngerea domeniului de acreditare;
- Aplicarea reglementărilor tehnice în dependenţă de formele de implementare a acestora. Menţinerea şi îmbunătăţirea procedurilor de certificare în scopul prestării serviciilor de certificare de înaltă calitate şi la cel mai înalt nivel;
- Analiza şi determinarea corectă a metodelor de remediere al reclamaţiilor prezentate;
- Prevenirea şi reducerea la minim a riscurilor, care pot provoca apariţia neconformităţilor în zonele, unde acestea periodic se repetă;
- Urmărirea sistematică a stadiului de realizare a acţiunilor corective şi preventive;
- Îmbunătăţirea continuă şi dezvoltarea durabilă a Sistemului de Management implementat în OC PGSP;
- Conştientizarea şi implicarea angajaţilor OC PGSP în funcţionarea Sistemului de Management aplicat;
- Analiza continuă a activităţii OC, desfăşurarea auditelor interne cu includerea monitorizării la faţa locului, efectuarea acţiunilor corective privind perfecţionarea SM;
- Prestarea informaţiei pentru agenţii economici prin intermediul site-lui CTSIC;
- Instruirea şi evaluarea continuă a personalului pentru a asigura calificarea acestuia la nivelul exigenţilor solicitate;
- Instruirea externă continuă şi efectuarea stagiilor;
- Colaborarea cu alte Organisme de Certificare cu domenii tangente al OC PGSP;
- Realizarea resurselor materiale eficient şi util, în dependenţă de necesităţile apărute;
- Remunerarea obiectivă a angajaţilor OC PGSP în conformitate cu lucrările executate;
- Identificarea cerinţelor şi necesităţilor clienţilor direcţi ai OC PGSP, precum şi asigurarea şi evaluarea nivelului de satisfacere a acestora;
- Respectarea normelor etice şi principiilor morale în comunicarea cu clienţii şi între colaboratorii OC PGSP.
- Asigurarea accesului la serviciile de certificare tuturor solicitanţilor, ale căror activităţi se află sub incidenţa domeniului său de activitate, indiferent de mărimea clientului sau de calitatea de membru în orice organizaţie sau grup, de numărul de certificări emise deja şi de condiţii financiare sau de altă natură nejustificate.
Politica privind realizarea indicatorilor de performanţă ai OC PGSP este considerată valabilă pe un termen de lungă durată, deoarece corespunde cerinţelor care se referă la un organism de certificare, care menţine o poziţie de terţă parte fiind imparţial şi obiectiv în activităţile sale.
Realizarea obiectivelor sus menţionate va garanta succesul comun, precum şi funcţionarea procesului de evaluare a conformităţii produselor cu grad sporit de pericol.

În scopul asigurării imparţialităţii activităţilor de certificare OC PGSP asigură că:
- Nu va fi proiectantul, fabricantul, instalatorul, distribuitorul sau responsabilul cu mentenanţa produsului certificat;
- Nu va oferi sau nu va furniza consultanţă clienţilor săi (indiferent de domeniu);
- Va utiliza personal, care nu este supus unor constrângeri financiare, administrative sau de altă natură, care i-ar putea afecta imparţialitatea, fără a avea interes personal în certificare.

Elaborat: Responsabil SM Irina COSNICEAN data 06.10.2021

Aprobat: Conducător OC PGSP Angela POSTOLACHE data 06.10.2021

Manualul sistemului de management (MSM) este utilizat de managementul de vîrf, personalul OC.
Prevederile MSM se aplică în toate subdiviziunile OC şi sunt obligatorii de a fi aplicate de către tot personalul OC de la data aprobării acestora.
Exemplarul original al MSM este deţinut de Responsabilul Sistemului de Management, care mai deţine şi o copie de lucru pe suport electronic pentru efectuarea actualizărilor.

Organizarea Manualului sistemului de management
MSM este întocmit conform standardului SM EN ISO/CEI 17065 (Evaluarea conformităţii. Cerinţe pentru organisme care certifică produse, procese şi servicii) şi SM SR EN ISO 9001 (Sisteme de management al calităţii. Cerinţe.)

Elaborare, aprobare si administrare a Manualului sistemului de management
Manualul sistemului de management (MSM) reprezintă documentul de bază pentru aplicarea sistemului de management (SM).
MSM descrie:
- abilităţile OC de a presta serviciile de evaluare a conformităţii;
- metodele aplicate pentru elaborarea, implementarea, menţinerea şi dezvoltarea sistemului de management;
- politica şi obiectivele;
- în linii generale organizarea OC cu responsabilităţile, autorităţile şi independenţele personalului OC care iniţiază, efectuează, verifică şi aprobă activităţi ce influenţează calitatea.
MSM face referire la proceduri documentate ale SM.

Actualizarea Manualului sistemului de management
Actualizarea manualului sistemului de management se efectuează periodic şi în următoarele cazuri:
- schimbări organizatorice sau de alta natură în cadrul OC;
- aspecte neconcordante ale documentelor, identificate în urma analizelor efectuate;
- îmbunătăţirii SM, rezultatele obţinute în urma auditelor interne sau supravegherii activităţii CTSIC;
- intervenţii în text, necesare pentru efectuarea unor corectări şi/sau precizări;
- modificări sau completări apărute în standarde, legislaţie, etc.
Actualizările MSM sunt înscrise în „Lista înregistrărilor", care se completează de către Responsabilul SM şi sînt aprobate de Conducătorul OC.

Reeditarea Manualului sistemului de management
Reeditarea MSM se efectuează prin trecerea la o noua redacţie a acestuia.
Ediţia nouă a MSM se realizează în cazul unor modificări şi completări importante care constituie peste 70 % din textul MSM.

Difuzarea Manualului sistemului de management
Difuzarea MSM se efectuează de către Responsabilul SM. Originalul se păstrează la acesta.
Exemplarele reexaminate se retrag şi se distrug prin rupere, cu excepţie exemplarul original care se păstrează în arhiva OC.
În cadrul OC se distribuie numai copii autentice.

Responsabilul de sistemul managementului (SM) OC CTSIC îşi asumă responsabilitatea pentru:

- asigurarea implementării si menţinerii proceselor SM;
- reprezentarea OC în relaţia cu subcontractanţii în ceia ce este legat de SM;
- raportarea Conducătorului OC despre funcţionarea şi necesitatea de îmbunatăţire a SM;
- difuzarea şi menţinerea sub control al Manualului sistemului de management (MSM);
- elaborarea şi actualizarea documentelor SM în colaborare cu experţii sectoarelor de certificare a produselor omogene;
- întocmirea şi prezentarea spre aprobare a planului anual al auditelor interne;
- coordonarea şi urmărirea efectuării auditelor interne;
- verificarea documentelor auditelor interne;
- coordonarea activităţii de întocmire, înregistrare şi difuzare a rapoartelor de neconformitate;
- coordonarea activităţii de verificare şi eficacitate al acţiunilor corective şi preventive stabilite în rapoartele de neconformitate;
- întocmirea şi prezentarea spre aprobare Conducătorului OC al planului anual de instruire a personalului OC;
- organizarea periodică a şedinţelor de analiză a SM cu conducătorul OC;
- propunerea acţiunilor corective, preventive de îmbunătăţire necesare;
- întocmirea procesului verbal de analiză a SM;
- înregistrarea şi difuzarea rezultatelor analizelor efectuate de management asupra funcţionării SM.

 

Examinarea reclamaţiei

Reclamaţia înregistrată se transmite persoanei/echipei desemnate, reponsabile pentru tratare, care în primul rînd o analizează în vederea stabilirii dacă aceasta se referă la activitateta OC PGSP.
În cazul cînd reclamaţia nu este adecvată, aceasta nu se examinează, iar reclamantului i se comunică răspunsul corespunzător în formă scrisă sau verbal (prin telefon).
În cazul cînd reclamaţia este adecvată, aceasta urmează a fi examinată în termen de 30 zile calendaristice de la data înregistrării.
Echipa desemnată este constituită din 3 membri - persoane care nu au fost implicate în activităţile expuse în reclamaţie sau nu sunt subiectul reclamaţiei, şi anume:
1 membru - reprezentantul managementului de vărf al OC PGSP;
1 membru - responsabilul SM;
1 membru - expertul în certificare sau expertul tehnic al OC PGSP.
Înainte de a începe examinarea reclamaţiei, responsabilul/echipa desemnată semnează Declaraţia de imparţialitate şi confidenţialitate.
Responsabilul/echipa desemnată examinează obiectul reclamaţiei, înregistrările şi documentele care se referă la obiectul reclamaţiei, opiniile părţilor interesate.
În caz de necesitate, responsabilul/echipa desemnată poate solicita informaţii suplimentare de la reclamant sau de la OC PGSP pentru a înţelege detaliat situaţia creată şi a clarifica ambiguităţile.
Toate dovezile obţinute de către responsabilul/echipa desemnată pe parcursul examinării reclamaţiei, inclusiv argumentele pentru a face concluziile şi propunerea de măsuri de îmbunătăţire a activităţii OC PGSP, se fixează în scris în Procesul-verbal privind tratarea reclamaţiei. În baza acestui Proces-verbal, responsabilul/echipa desemnata pregăteşte scrisoarea de răspuns către reclamant.
Conducătorul OC PGSP analizează şi aprobă Procesul-verbal privind tratarea reclamaţiei.
Responsabilul de gestionarea Registrului de evidenţă a reclamaţiilor face înregistrările necesare şi transmite scrisoarea de răspuns reclamantului în cel mai scurt timp.
Dosarul reclamaţiei se păstrează şi se arhivează conform insrtrucţiunii "Arhivare".

Examinarea apelului

Apelul înregistrat se analizează de conducere în vederea stabilirii dacă acestă se referă la activitateta organismului de certificare OC PGSP.
În cazul cînd apelul ține de activitatea nemijlocită a OC PGSP, acesta urmează a fi examinat în termenul de 20 de zile calendaristice de la data înregistrării de către Comisia de Apel (CA), care se organizează şi funcţionează în baza Regulamentului CA.
CA este constituită din 3 membri selectaţi de către Conducătorul OC PGSP in baza analizei criteriilor de competenţă şi calificare și care nu au luat parte la luarea deciziei apelate.
Şedinţă CA se convocă în baza unui ordin emis de conducătorul OC PGSP, în termen de cel mult 5 zile din data numirii CA.
Reponsabilul SM este prezent la fiecare şedinţă a CA, dar nu este membru a CA.
Membrii CA examinează obiectul apeluluii, înregistrările şi documentele care se referă la apel, opiniile părţilor interesate.
În caz de necessitate, CA poate solicita informaţii suplimentare de la apelant sau de la OC PGSP pentru a înţelege detaliat situaţia creată şi a clarifica ambiguităţile.
Toate dovezile obţinute pe parcursul examinării apelului, inclusiv argumentele necesare pentru a întocmi concluzia şi propunerea de măsuri de îmbunătăţire a activităţii OC PGSP se fixează în scris în Procesul-verbal privind tratarea apelului, care se semnează de toţi membrii .
Concluzia CA se adoptă cu majoritatea voturilor membrilor şi are caracter de recomandare. Conducătorul OC PGSP ia decizia finală asupra apelului.
Concluzia adoptată de Comisia de Apel, precum și Decizia finală a Conducătorului OC PGSP sunt înregistrate în Registrul de evidenţă a apelurilor.
După înregisrarea deciziei finale în Registrul de evidenţă a apelurilor, secretarul CA în termen de 5 zile o aduce la cunoştinţă apelantului, care în cazul de nemulțumire, poate s-o contesteze în instanța competentă.
Dosarul apelului se păstrează şi se arhivează conform insrtrucţiunii "Arhivare".

OC dispune şi utilizează în activitatea sa documente externe (fondul normativ).
La documente externe se referă:

- Legile Republicii Moldova;
- Hotărîrile si Dispoziţiile Guvernului;
- Reglementările tehnice;
- Ordinele ministerelor de resort;
- Standarde;
- documente de acreditare

OC foloseşte copiile documentelor actualizate şi înregistrate în Fondul DN al Centrului Tehnic pentru Securitate Industrială şi Certificare (în continuare - CTSIC).
Actualizarea Fondului DN se efectuează conform SF 38150891-002-2016 "Modul de actualizare a documentelor normative".

Documente interne

La documente interne se referă:

Pentru a asigura posibilitatea identificării şi a trasabilităţii documentelor, în OC este introdus un sistem de codificare.
Codificarea documentelor se efectuează în conformitate cu documentul normativ PSM - 01

Evidenţa, actualizarea şi păstrarea documentelor interne
Evidenţa, actualizarea şi păstrarea documentelor interne al OC se efectuează în conformitate cu PSM - 01
Actele legislative, Fondul DN, procedurile, instrucţiunile, regulamentele OC, fişele de post se păstrează pînă la înlocuirea lor cu documente nou stabilite.
Seturile documentelor în baza cărora au fost eliberate documentele şi/sau actele finale se păstrează o perioadă de timp astfel încît să demonstreze încrederea continuă pentru cel puţin un ciclu complet de certificare.
Accesul la documentaţie este limitat şi se permite următoarelor persoane:
- conducătorului OC;
- experţilor, ce au efectuat certificarea produselor (numai la seturile de documente pentru produsele certificate de aceast expert);
- evaluatorilor organismului de acreditare;
- auditorilor interni.
Lichidarea seturilor de documente cu termenul de păstrare expirat se execută conform Ordinului conducătorului OC de către comisia specială numită, cu întocmirea Actului de casare şi distrugere.

Elaborarea şi administrarea documentelor interne
Elaborarea documentaţiei de reglementări interne se îndeplineşte de către grupul de lucru numit de către conducătorul OC.
Responsabil de organizarea elaborării documentelor este conducătorul OC.
Controlul identităţii perfectării documentelor se efectuează în două etape:
- controlul preventiv a identităţii proiectului pînă la şi după introducerea modificărilor - se îndeplineşte de grupul de elaboratori;
- verificarea pînă la aprobarea documentului se efectuează de către RSM (viza de verificare se indică pe foia de titlu);
- aprobarea documentului se efectuează de către conducătorul OC.
Punerea în acţiune se confirmă prin semnarea foii de titlu de către conducătorul OC cu indicarea termenului punerii în aplicare.